آشنایی با 18 ترفند کاربردی در Microsoft Planner

در این پست، مجموعه ای از نکات و ترفندهای مفید برای استفاده بهتر از مایکروسافت Planner را با شما به اشتراک می گذاریم. این ترفندها شامل سازماندهی بهتر وظایف، استفاده بهینه از قابلیت های مختلف Planner و صرفه جویی در زمان می شود.

• ✔️

  1. سازماندهی با سطل‌ها (Buckets):

  سطل‌ها را بر اساس فاز پروژه، بخش، یا نوع کار ایجاد کنید.
• ✔️

  2. تعیین اولویت وظایف:

  از برچسب‌ها (Labels) برای تعیین اولویت وظایف (مهم، فوری، و غیره) استفاده کنید.
• ✔️

  3. بهره‌گیری از رنگ‌ها برای برچسب‌ها:

  رنگ‌های مختلف را به برچسب‌ها اختصاص دهید تا به سرعت اولویت‌ها را شناسایی کنید.
• ✔️

  4. اضافه کردن مهلت (Due Date):

  برای هر وظیفه مهلت تعیین کنید تا پیشرفت را پیگیری کنید.
• ✔️

  5. اختصاص وظایف به افراد:

  وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید تا مسئولیت‌ها مشخص باشند.
• ✔️

  6. افزودن چک لیست (Checklist):

  برای وظایف پیچیده، از چک لیست برای شکستن کار به مراحل کوچکتر استفاده کنید.
• ✔️

  7. اضافه کردن پیوست‌ها (Attachments):

  اسناد و فایل‌های مرتبط را به وظایف پیوست کنید.
• ✔️

  8. بهره‌گیری از نظرات (Comments):

  برای بحث و تبادل نظر در مورد وظایف، از بخش نظرات استفاده کنید.
• ✔️

  9. یکپارچه‌سازی با مایکروسافت Teams:

  پلان‌های خود را به کانال‌های Teams متصل کنید تا همکاری را تسهیل کنید.
• ✔️

  10. مشاهده نمودارها (Charts):

  از نمای نمودار برای بررسی سریع پیشرفت پروژه استفاده کنید.
• ✔️

  12. مرتب سازی وظایف:

  وظایف را بر اساس تاریخ شروع، مهلت، یا اولویت مرتب کنید.
• ✔️

  13. فیلتر کردن وظایف:

  وظایف را بر اساس فرد مسئول، برچسب، یا مهلت فیلتر کنید.
• ✔️

  14. کپی کردن وظایف (Copy Tasks):

  برای صرفه جویی در زمان، وظایف مشابه را کپی کنید.
• ✔️

  15. بهره‌گیری از الگوها (Templates):

  از الگوهای آماده برای ایجاد سریعتر پلان ها استفاده کنید.
• ✔️

  16. نوتیفیکیشن‌ها (Notifications):

  نوتیفیکیشن‌ها را فعال کنید تا از تغییرات مهم در پلان آگاه شوید.
• ✔️

  17. افزودن توضیحات (Description):

  برای هر وظیفه توضیحات دقیقی اضافه کنید تا جزئیات کار مشخص باشد.
• ✔️

  18. بهره‌گیری از ایموجی‌ها (Emojis):

  برای جذاب تر کردن پلان و برجسته کردن نکات مهم از ایموجی ها استفاده کنید.

با بهره‌گیری از این ترفندها، می‌توانید مایکروسافت Planner را به ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژه های خود تبدیل کنید و بهره وری تیم خود را افزایش دهید.

با به کارگیری این نکات ساده می‌توانید از مایکروسافت Planner بیشترین بهره را ببرید و فرآیند مدیریت پروژه خود را ساده تر و کارآمدتر کنید.

1. ایجاد برنامه (Plan) از الگوهای آماده

برای دسترسی به الگوها، هنگام ایجاد یک برنامه جدید، گزینه “بهره‌گیری از یک الگو” را انتخاب کنید. می‌توانید الگوها را سفارشی‌سازی کنید تا با نیازهای خاص پروژه شما مطابقت داشته باشند. الگوها مخصوصا برای کاربران جدید Planner بسیار مفید هستند. به طور مرتب به دنبال الگوهای جدید باشید، زیرا مایکروسافت به طور مداوم الگوهای جدیدی را اضافه می کند.

2. بهره‌گیری از برچسب‌ها (Labels) برای اولویت‌بندی وظایف

از برچسب‌ها برای نشانه‌گذاری وظایف بر اساس اولویت، نوع کار، یا هر معیار دیگری که برای تیم شما مهم است استفاده کنید. می‌توانید رنگ‌های مختلفی را به برچسب‌ها اختصاص دهید تا شناسایی آنها آسان‌تر شود. با فیلتر کردن بر اساس برچسب، می‌توانید به سرعت وظایف مربوط به یک دسته خاص را پیدا کنید. مثلا می‌توانید از برچسب “ضروری” برای وظایفی که باید در اسرع وقت انجام شوند استفاده کنید. اعضای تیم می‌توانند به سرعت ببینند که کدام وظایف مهم‌تر هستند و باید ابتدا انجام شوند. برای ایجاد برچسب جدید، روی سه نقطه کنار یک وظیفه کلیک کنید و گزینه “برچسب ها” را انتخاب کنید.

3. تعیین تاریخ سررسید (Due Dates) و یادآوری‌ها

برای هر وظیفه، یک تاریخ سررسید مشخص کنید تا اعضای تیم از زمان پایان کار مطلع باشند. Planner به طور خودکار به اعضای تیم یادآوری‌های مربوط به وظایفی که تاریخ سررسید آنها نزدیک است ارسال می‌کند. برای تعیین تاریخ سررسید، روی وظیفه کلیک کنید و تاریخ مورد نظر را در قسمت “تاریخ سررسید” انتخاب کنید. یادآوری‌ها را فعال کنید تا هیچ‌وقت تاریخ سررسید یک کار را فراموش نکنید. اعضای تیم می‌توانند یادآوری‌ها را بر اساس تنظیمات شخصی خود سفارشی‌سازی کنند.

4. بهره‌گیری از چک لیست‌ها (Checklists) در وظایف

از چک لیست‌ها برای تقسیم وظایف بزرگ به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت‌تر استفاده کنید. اعضای تیم می‌توانند با تکمیل هر مرحله، آن را علامت بزنند و پیشرفت خود را پیگیری کنند. برای افزودن چک لیست، روی وظیفه کلیک کنید و در قسمت “چک لیست” مراحل مورد نظر را وارد کنید. با بهره‌گیری از چک لیست‌ها، وظایف پیچیده را به اجزای ساده‌تر تقسیم کنید. چک لیست ها به اعضای تیم کمک می کنند تا در انجام وظایف سازمان یافته تر عمل کنند. می‌توانید برای هر مرحله از چک لیست، تاریخ سررسید تعیین کنید.

5. اختصاص وظایف به چندین نفر

در Planner می‌توانید یک وظیفه را به چندین نفر اختصاص دهید. این قابلیت برای کارهایی که نیازمند همکاری تیمی هستند بسیار کاربردی است. هر فرد مسئول بخشی از وظیفه خواهد بود و می‌تواند پیشرفت خود را به‌صورت جداگانه علامت بزند. این ویژگی به توزیع بار کاری و اطمینان از مسئولیت‌پذیری کمک می‌کند. برای اختصاص وظیفه به چند نفر، هنگام ویرایش وظیفه، نام اعضای تیم را به قسمت “اختصاص داده شده به” اضافه کنید. با بهره‌گیری از این قابلیت، همکاری و هماهنگی در تیم بهبود می یابد. می‌توانید پیشرفت هر فرد را در انجام وظیفه به طور جداگانه پیگیری کنید.

6. اضافه کردن پیوست‌ها (Attachments) به وظایف

برای ارائه اطلاعات بیشتر به اعضای تیم، فایل‌ها، تصاویر، یا لینک‌ها را به وظایف پیوست کنید. با پیوست کردن فایل‌ها، دیگر نیازی به ارسال جداگانه آنها از طریق ایمیل نیست. برای پیوست کردن فایل، روی وظیفه کلیک کنید و در قسمت “پیوست‌ها” فایل مورد نظر را انتخاب کنید. با بهره‌گیری از پیوست ها، تمام اطلاعات مربوط به یک وظیفه در یک مکان جمع آوری می شود. فایل های پیوست شده را می‌توانید مستقیماً از داخل Planner باز کنید.

7. افزودن نظرات (Comments) به وظایف

از نظرات برای برقراری ارتباط با اعضای تیم و تبادل نظر در مورد وظایف استفاده کنید. با افزودن نظرات، می‌توانید سوالات خود را بپرسید، بازخورد ارائه دهید، یا پیشرفت خود را گزارش دهید. برای افزودن نظر، روی وظیفه کلیک کنید و در قسمت “نظرات” پیام خود را تایپ کنید. از منشن کردن (@) برای اطلاع رسانی به اعضای تیم استفاده کنید. با بهره‌گیری از نظرات، ارتباطات مربوط به وظایف را در داخل Planner متمرکز کنید. می‌توانید نظرات را لایک کنید تا نشان دهید که آنها را خوانده اید یا با آنها موافق هستید.

8. بهره‌گیری از نمای نمودار (Chart View)

نمای نمودار یک نمای کلی از پیشرفت پروژه شما را ارائه می‌دهد. در این نما می‌توانید تعداد وظایف در هر سطل، تعداد وظایف تکمیل شده، و تعداد وظایف اختصاص داده شده به هر فرد را مشاهده کنید. برای دسترسی به نمای نمودار، روی گزینه “نمودار” در نوار ناوبری کلیک کنید. از این نما برای پیگیری پیشرفت کلی پروژه و شناسایی مشکلات احتمالی استفاده کنید. می‌توانید از نمای نمودار برای ارائه گزارش به ذینفعان پروژه استفاده کنید.

9. بهره‌گیری از نمای تقویم (Calendar View)

نمای تقویم به شما نشان می‌دهد که وظایف شما در طول زمان چگونه توزیع شده‌اند. برای دسترسی به نمای تقویم، روی گزینه “تقویم” در نوار ناوبری کلیک کنید. از این نما برای برنامه ریزی و سازماندهی وظایف خود استفاده کنید. می‌توانید تقویم Planner خود را با تقویم Outlook همگام‌سازی کنید.

10. ایجاد سطل‌های (Buckets) سفارشی

می‌توانید سطل‌های سفارشی ایجاد کنید تا با نیازهای خاص پروژه شما مطابقت داشته باشند. برای ایجاد یک سطل جدید، روی گزینه “افزودن سطل جدید” در ستون سطل‌ها کلیک کنید. نام سطل را وارد کنید و دکمه Enter را بزنید. از سطل ها برای سازماندهی وظایف خود به روشی منطقی و قابل فهم استفاده کنید. نام سطل ها باید واضح و مختصر باشند. می‌توانید وظایف را به سادگی با کشیدن و رها کردن بین سطل ها جابجا کنید.

11. ویرایش دسته‌ای وظایف (Batch Editing)

اگر نیاز دارید چندین وظیفه را به طور همزمان ویرایش کنید، می‌توانید از قابلیت ویرایش دسته‌ای استفاده کنید. با بهره‌گیری از این قابلیت، می‌توانید تاریخ سررسید، برچسب، یا اختصاص دهنده را برای چندین وظیفه به طور همزمان تغییر دهید. برای ویرایش دسته‌ای، روی علامت چک‌باکس کنار هر وظیفه کلیک کنید تا انتخاب شوند. سپس روی گزینه “ویرایش” کلیک کنید و فیلدهایی را که می‌خواهید تغییر دهید انتخاب کنید. با بهره‌گیری از ویرایش دسته‌ای، در وقت خود صرفه‌جویی کنید. این قابلیت برای اعمال تغییرات یکسان بر روی چندین وظیفه بسیار مفید است.

12. کپی کردن وظایف

اگر نیاز دارید یک وظیفه مشابه را چندین بار ایجاد کنید، می‌توانید از قابلیت کپی کردن استفاده کنید. با کپی کردن یک وظیفه، تمام اطلاعات آن (مانند عنوان، توضیحات، چک لیست، پیوست‌ها و نظرات) کپی می‌شوند. برای کپی کردن یک وظیفه، روی سه نقطه کنار آن کلیک کنید و گزینه “کپی وظیفه” را انتخاب کنید. سپس می‌توانید تغییرات مورد نظر را در وظیفه کپی شده اعمال کنید. این قابلیت برای ایجاد وظایف تکراری با جزئیات مشابه بسیار مفید است. با کپی کردن وظایف، در زمان و تلاش خود صرفه‌جویی کنید. مخصوصا برای پروژه هایی که شامل وظایف مشابه هستند، این قابلیت بسیار کارآمد است.

13. بهره‌گیری از میانبرهای صفحه کلید (Keyboard Shortcuts)

برای افزایش سرعت کار خود، از میانبرهای صفحه کلید Planner استفاده کنید. برخی از میانبرهای کاربردی عبارتند از: Ctrl+N (ایجاد وظیفه جدید)، Ctrl+K (جستجو)، و Delete (حذف وظیفه). با یادگیری میانبرها، می‌توانید سریع‌تر و کارآمدتر کار کنید. لیست کامل میانبرها را می‌توانید در منوی “راهنما” پیدا کنید. بهره‌گیری از میانبرها به مرور زمان به عادت تبدیل می شود و سرعت کار شما را به طور قابل توجهی افزایش می دهد. یادگیری چند میانبر کاربردی می‌تواند تفاوت زیادی در بهره وری شما ایجاد کند. سعی کنید به طور منظم از میانبرها استفاده کنید تا آنها را به خاطر بسپارید.

14. ادغام با مایکروسافت Teams

Planner به طور کامل با مایکروسافت Teams ادغام شده است. می‌توانید یک تب Planner را به یک کانال Teams اضافه کنید تا اعضای تیم بتوانند به راحتی به وظایف خود دسترسی داشته باشند و با یکدیگر همکاری کنند. برای افزودن یک تب Planner، روی علامت “+” در بالای کانال کلیک کنید و برنامه Planner را انتخاب کنید. ادغام با Teams، همکاری و ارتباطات تیمی را تسهیل می‌کند. با ادغام Planner با Teams، تمام اطلاعات مربوط به پروژه شما در یک مکان متمرکز می شود. اعضای تیم میتوانند به راحتی وظایف خود را پیگیری کنند و با یکدیگر در ارتباط باشند. از طریق Teams، اعلانات مربوط به Planner را دریافت خواهید کرد.

15. بهره‌گیری از فیلترها (Filters)

از فیلترها برای یافتن سریع وظایف خاص استفاده کنید. می‌توانید وظایف را بر اساس اختصاص دهنده، برچسب، تاریخ سررسید، یا سطل فیلتر کنید. برای بهره‌گیری از فیلترها، روی گزینه “فیلتر” در نوار ناوبری کلیک کنید و معیارهای مورد نظر خود را انتخاب کنید. از فیلترها برای تمرکز بر روی وظایف مهم استفاده کنید. با بهره‌گیری از فیلترها، در وقت خود صرفه جویی کنید و به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. می‌توانید از چندین فیلتر به طور همزمان استفاده کنید.

16. بهره‌گیری از Planner Hub

Planner Hub یک نمای کلی از تمام برنامه‌های Planner شما را ارائه می‌دهد. در این نما می‌توانید تمام وظایف اختصاص داده شده به خودتان را در تمام برنامه‌ها مشاهده کنید. برای دسترسی به Planner Hub، به وب‌سایت Office.com مراجعه کنید و برنامه Planner را انتخاب کنید. با بهره‌گیری از Planner Hub، به راحتی بین برنامه های مختلف خود جابجا شوید. این نما مخصوصا برای افرادی که در چندین پروژه به طور همزمان شرکت دارند بسیار مفید است.

17. سفارشی‌سازی نوتیفیکیشن‌ها (Notifications)

Planner به شما امکان می‌دهد تا نوتیفیکیشن‌های مربوط به وظایف را سفارشی‌سازی کنید. می‌توانید انتخاب کنید که چه نوع نوتیفیکیشن‌هایی را دریافت کنید و از طریق چه کانال‌هایی (ایمیل یا Teams). برای سفارشی‌سازی نوتیفیکیشن‌ها، به تنظیمات Planner مراجعه کنید و گزینه “نوتیفیکیشن‌ها” را انتخاب کنید. با سفارشی‌سازی نوتیفیکیشن‌ها، از دریافت اطلاعات غیرضروری جلوگیری کنید و بر روی اطلاعات مهم تمرکز کنید. تنظیمات نوتیفیکیشن را مطابق با نیازهای خود پیکربندی کنید. با دریافت نوتیفیکیشن‌های به موقع، از انجام وظایف خود غافل نشوید.

18. بررسی فعالیت (Activity Log)

Planner دارای یک گزارش فعالیت است که تمام تغییرات ایجاد شده در یک برنامه را ثبت می‌کند. با بهره‌گیری از این گزارش، می‌توانید بفهمید چه کسی چه کاری انجام داده است و چه زمانی این کار انجام شده است. برای دسترسی به گزارش فعالیت، روی سه نقطه کنار نام برنامه کلیک کنید و گزینه “گزارش فعالیت” را انتخاب کنید. با بهره‌گیری از گزارش فعالیت، از تمام تغییرات ایجاد شده در برنامه خود مطلع باشید. این گزارش برای عیب یابی و حل مشکلات احتمالی بسیار مفید است. اطلاعات گزارش فعالیت را می‌توان برای تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای کاری استفاده کرد.